A USCS (Universidade Municipal de São Caetano do Sul) aprovou e publicou o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-meio e atividades-fim da instituição, consolidando um importante avanço na gestão documental da Universidade. A aprovação veio por meio da Resolução USCS nº 001/2026, de 29/6, e foi publicada no Diário Oficial Eletrônico em 1/7.
Trata-se de um marco para a organização e para o tratamento da documentação produzida, recebida e custodiada pela Universidade. A iniciativa é resultado da cooperação entre a USCS e a Prefeitura Municipal de São Caetano, por meio da Segov (Secretaria Municipal de Governo) através do APM (Arquivo Público Municipal).
O acordo de colaboração, firmado em 2025, tem como objetivo promover ações conjuntas voltadas à implantação do sistema integrado de gestão documental, guarda, consulta e digitalização do acervo, além da elaboração e implementação dos instrumentos de gestão documental.
INSTRUMENTOS PARA PRESERVAÇÃO
O Plano de Classificação de Documentos estabelece categorias e critérios para a classificação funcional de todos os documentos produzidos, recebidos e custodiados pela Instituição. Os documentos são agrupados em categorias de acordo com as funções e atividades que os geraram, resultando em uma organização sistemática e eficiente de toda a informação.
Já a Tabela de Temporalidade de Documentos estabelece os prazos de guarda desses documentos, com base na legislação municipal, estadual e federal, além de resoluções e normativas de conselhos profissionais e de classe, garantindo que todo documento tenha seu destino adequado de acordo com sua classificação. Assim, assegurando que a informação seja guardada pelo tempo necessário para a garantia de direitos e deveres, e que os documentos classificados como de guarda permanente sejam preservados e disponibilizados definitivamente, salvaguardando a história da USCS e da cidade de São Caetano.
A adoção desses instrumentos contribui para uma gestão documental mais organizada, eficiente e transparente, além de possibilitar melhor utilização dos recursos públicos e maior agilidade no acesso às informações, ao mesmo tempo em que assegura a preservação dos documentos de valor histórico e da memória institucional da USCS e do município.
“A iniciativa reforça ainda a importância da atuação integrada entre as instituições públicas na construção de políticas permanentes de gestão documental, promovendo maior segurança, racionalidade e transparência no tratamento da informação pública”, observa o diretor do Arquivo Público Municipal, Raphael de Oliveira França.
Os instrumentos de gestão documental da USCS já estão disponíveis para consulta no site do Arquivo Público Municipal, juntamente com os Planos de Classificação de Documentos e Tabelas de Temporalidade de Documentos da Prefeitura, além de Editais de Ciência de Eliminação de Documentos, Termos de Eliminação de Documentos e outras informações relacionadas à gestão documental municipal.
É possível conferir em:
https://arquivo.saocaetanodosul.sp.gov.br/pagina-administracao-publica-municipal
Foto: Divulgação PMSCS
